Qual è la prima condizione per iniziare con lo smart working anche nella PMI?
Durante questa pandemia tante PMI hanno chiesto, anche ai lavoratori che avrebbero potuto lavorare da casa, di rientrare in azienda. Certo non è semplice dimostrare che un eventuale contagio sia avvenuto sul luogo di lavoro ma in caso di contenzioso l’impresa dovrebbe spiegare al giudice il perchè di questa richiesta.
La prima condizione è fare sparire carta e stampanti, smaterializzando i processi interni e portandoli al digitale.
Non è un processo da poco, secondo i dati dell’Osservatorio innovazione digitale delle PMI del Politecnico di Milano, solo il 34% delle PMI è “maturo” dal punto di vista digitale e 9 aziende su 10 affrontano il problema della sicurezza informatica solo dopo essere state oggetto di attacchi informatici.
Anche se anche le firme sui documenti possono essere messe in digitale, con valenza legale riconosciuta da normative italiane ed europee, la questione della sicurezza informatica deve essere presa molto sul serio, il primo passo è formare il personale: come scegliere una password, come condividere un file, lavorare da luoghi sicuri, non aprire mail sospette.
Utile anche adottare forme di autenticazione multifattore; cioè sistemi di ingresso nel sistema aziendale che a username e password abbinino un codice inviato sul cellulare del dipendente.
Oltre al software e applicativi adeguati, fondamentale è anche il cloud, molte PMI gestiscono file condivisi su dischi di rete aziendali: una tecnologia superata, anche se ancora molto diffusa. In questo modo i file vengono aperti e scaricati localmente, senza possibilità di fare co-editing (cioè lavorare in più persone sullo stesso file).
Come preparare i lavoratori lavoro agile?
L’ideale sarebbe coinvolgere i dipendenti fin dall’inizio; le aziende lo fanno attraverso questionari interni, eventualmente anonimi, per capire qual è la propensione delle persone a lavorare da casa. Per esempio chiedendo quanti giorni alla settimana o al mese farebbero smart working, se hanno la connessione, se vedono ostacoli, quanta parte della loro attività è remotizzabile.
Inoltre, visto che l’obiettivo è valutare le persone sui risultati, questo passaggio diventa indispensabile per sviluppare e rafforzare rapporti fiduciari.
Dove fissare il confine tra libertà di organizzazione e controllo?
Sicuramente attraverso un mini-regolamento interno:
- quanti giorni a settimana o al mese si può lavorare da casa per ciascuna area dell’azienda
- come compilare i calendari per condividere gli orari di non reperibilità
- quali gli orari per inviare mail o whats app garantendo a tutti il diritto alla disconnessione.
(Tratto da LAVORARE DA CASA – I diritti e doveri dello smartworking – Corriere della Sera)
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