In tempi di limitazioni agli spostamenti anche gli audit per le certificazioni dei sistemi di gestione aziendale subiscono degli stop.
Cosa deve aspettarsi un azienda che ha in scadenza un certificato, in programma un audit di sorveglianza o deve certificarsi?
Accredia, l’Ente Unico di accreditamento, che in Italia attesta la competenza, l’indipendenza e l’imparzialità degli organismi di certificazione, ispezione e verifica, e dei laboratori di prova e taratura, ha emanato una circolare tecnica rivolta a tutti gli organismi di certificazione volta a dare disposizioni per l’effettuazione degli audit a seguito dell’emergenza sanitaria da Coronavirus.
In merito alle verifiche degli organismi di certificazione, la circolare prevede la possibilità di audit da remoto, da effettuarsi secondo il documento IAF MD04 Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes.
Tuttavia per gli schemi di certificazione che prevedono una verifica diretta dei processi realizzativi on site, quali le certificazioni ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, Accredia specifica:
Nei casi di verifica iniziale o rinnovo, e negli altri casi in cui è necessario una verifica diretta dei processi realizzativi on site (es. verifica presso un cantiere per il settore IAF 28 schema ISO 9001, sopralluogo in stabilimento per lo schema ISO 45001, la verifica delle attività operative ambientali in sito per ISO 14001), è possibile condurre comunque parte della verifica in remoto e posticipare la restante parte di verifica on site di 6 mesi rispetto alla verifica svolta in remoto. Con l’effettuazione della verifica in remoto sarà però possibile assumere già da subito una decisione sul certificato (es: rinnovo, rilascio della certificazione), sebbene la verifica sia stata parziale.
Cioè le aziende auditate in remoto otterranno la certificazione, o il rinnovo, ma dovranno subire un ulteriore audit in situ a distanza di 6 mesi.
Nei casi di 1° sorveglianza: se, nella precedente verifica di certificazione iniziale / rinnovo, è stata verificato on site, con osservazione diretta dei processi realizzativi/operativi, l’intero scopo di certificazione, sarà possibile fare un audit da remoto con un focus sui processi gestionali ed un campionamento documentale delle attività, rimandando alla successiva sorveglianza la verifica on site dei processi realizzativi.
Nei casi di 2° sorveglianza: la verifica in remoto potrà essere effettuata se nella prima verifica di sorveglianza è stato verificato tutto lo scopo del certificato tramite osservazione diretta dei processi realizzativi/operativi.
Sono diversi i benefici di un audit da remoto, in prima istanza in questo periodo la possibilità di mantenere la certificazione e di assicurare quindi la continuità operativa.
Pensando al futuro, riducendo i vincoli legati agli spostamenti fisici delle persone, si favorisce l’efficienza sia in termini di tempo che di risorse.
Lo svolgimento dell’audit in remoto inoltre consente di creare team eterogenei di auditor sia culturalmente che geograficamente.
Oltre a questo, la modalità da remoto si adatta particolarmente alla verifica dei processi trasversali e più documentali, mentre per gli ambienti produttivi è sempre auspicabile una visita ispettiva fisica da parte dell’auditor.
Indubbio che durante l’attività di audit da remoto si perdono alcune sfumature che tipicamente emergono dall’incontro tra le persone, ma le aziende apprezzano il ricorso a nuove tecnologie di comunicazione così come la maggior flessibilità nella pianificazione degli audit.
Per questo l’integrazione tra audit fisici e audit da remoto potrà essere sempre più diffusa in futuro, a vantaggio anche della sostenibilità ambientale.
Contatti
