Sono obbligatori? Quali sono i vantaggi? Come definirli e quali sono i processi principali.
I sistemi di gestione aziendale sono solo una montagna di carta e burocrazia o portano un effettivo valore aggiunto e garanzie alla tua azienda? Dipende qual è l’approccio, se cioè è serio, organizzato e responsabile. In generale, questi sistemi servono a chiarire quello che si vorrebbe fare in merito ad un certo aspetto dell’attività aziendale, mettere in pratica queste intenzioni e continuare a controllare questo meccanismo virtuoso, per ottimizzarlo e, se possibile, migliorarlo.
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Qui di seguito andiamo ad esaminare alcuni Sistemi di Gestione Aziendale per capirne i percorsi di attuazione, i vantaggi e i costi che devi affrontare per la loro certificazione.
I vantaggi di un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza
Per un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza efficace e di successo vanno coinvolti da subito tutti i responsabili interni (Preposti) e la Direzione, che dev’essere motivata e parte in causa nel processo di definizione e messa in atto del sistema.
È una scelta dell’azienda, non un obbligo, decidere di certificare il proprio Sistema di Gestione Salute e Sicurezza dopo averlo implementato (in conformità ai requisiti della norma, la UNI ISO 45001:2018 che ha sostituito la OHSAS 18001).
Adottare e certificare un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza porta diversi vantaggi:
- ti tutela come datore di lavoro;
- aumenta la fiducia da parte della pubblica amministrazione;
- offre più garanzie ai tuoi Clienti, sia in termini di responsabilità sociale d’impresa che di rispetto degli impegni assunti;
- per la comunicazione verso l’esterno: puoi presentare la tua azienda come “sostenibile”
- riduce i costi della sicurezza dovuti a infortuni o incidenti;
- riduce i costi dei premi assicurativi (puoi accedere, annualmente, allo sconto INAIL denominato “oscillazione per prevenzione modello OT24”);
- esenzione dalla responsabilità amministrativa degli enti DL.vo 231/01.
Salute e Sicurezza: quali sono i principali processi
Definire una politica salute e sicurezza aziendale vuol dire stabilire obiettivi misurabili da revisionare periodicamente. In questo modo potrai capire se le azioni messe in atto siano sufficienti o se serve intervenire e correggere il tiro con delle modifiche.
La Direzione ha la responsabilità di definire ruoli e responsabilità, oltre che organizzare la formazione del personale.
I principali processi di un Sistema di Gestione Salute e Sicurezza sono:
- valutazione dei rischi;
- controllo operativo dei pericoli e dei rischi;
- controlli sull’acquisto di beni e servizi;
- controllo sui fornitori e visitatori nei luoghi di lavoro;
- preparazione e risposta alle emergenze;
- valutazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
- gestione delle non conformità, infortuni e quasi infortuni, azioni correttive e preventive;
- gestione delle risorse materiali e umane;
- gestione della documentazione e delle registrazioni.
Un’azienda con una buona conformità ai requisiti obbligatori (D.Lgs. 81/2018), ha una copertura quasi totale dei requisiti della norma UNI ISO 45001:2018. Serve perciò solo documentare e automatizzare alcuni processi per essere pronti a richiedere la certificazione in tempi relativamente brevi (6-8 mesi).
I vantaggi di un Sistema di Gestione Ambientale
Come per Salute e Sicurezza, è volontaria anche la decisione di certificare il Sistema di Gestione Ambientale dell’azienda (norma di riferimento è la UNI EN ISO 14001:2015).
I principali vantaggi legati all’adozione e certificazione di un Sistema di Gestione Ambientale sono:
- garanzia della conformità ai requisiti obbligatori;
- la tutela del datore di lavoro;
- fiducia da parte della pubblica amministrazione;
- garanzie verso i propri clienti, sia in termini di responsabilità sociale d’impresa che di rispetto degli impegni assunti;
- di comunicazione verso l’esterno: puoi parlare di azienda “sostenibile;
- riduzione dei costi ambientali dovuti a multe o incidenti;
- esenzione dalla responsabilità amministrativa degli enti d.lgs. 231/01.
Gestione Ambientale: i principali processi
Definire e mettere in atto un Sistema di Gestione Ambientale richiede: coinvolgimento delle funzioni aziendali (Preposti e Dirigienti), ruoli, responsabilità, formazione, obiettivi e misurazione dell’efficacia delle azioni.
I principali processi di un Sistema di Gestione Ambientale sono:
- valutazione degli aspetti e impatti ambientali;
- controllo operativo degli aspetti ambientali significativi;
- controlli sull’acquisto di beni e servizi;
- controllo sui fornitori e visitatori nei luoghi di lavoro;
- preparazione e risposta alle emergenze;
- valutazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
- gestione delle non conformità, incidenti e quasi incidenti, azioni correttive e preventive;
- gestione delle risorse materiali e umane;
- gestione della documentazione e delle registrazioni.
Un’azienda con una buona conformità ai requisiti obbligatori (DL.vo 152/2006 Testo unico ambiente e altre leggi ambientali applicabili), ha una copertura quasi totale dei requisiti della norma UNI EN ISO 14001. Anche qui, si tratta solo di documentare e automatizzare alcuni processi per essere pronti a richiedere la certificazione in tempi relativamente brevi (6-8 mesi).
Sistema di gestione integrato salute e sicurezza e ambientale
Mettere in atto un Sistema di Gestione Integrato Salute, Sicurezza e Ambiente è raccomandato a tutte le organizzazioni per questi motivi:
- i Sistemi Salute, Sicurezza e Ambiente, anche se basati su requisiti legislativi e norme diversi, sono completamente sovrapponibili. Si parla infatti di sistemi HSE (Health, Safety, Environmental System);
- le aziende con basso impatto ambientale hanno la tendenza a trascurare e/o sottovalutare questi aspetti. Questo può determinare delle non conformità normative e/o maggiori costi ambientali;
- un Sistema di Gestione Salute, Sicurezza e Ambiente Integrato offre solide basi per la successiva implementazione di un Sistema di Gestione Qualità.
I costi per la certificazione si dividono in:
- di implementazione del sistema: interni (impegno di risorse aziendali) e di consulenza;
- di certificazione: variano in base all’organismo di certificazione scelto (molti propongono offerte forfettarie per la certificazione di entrambi i sistemi e programmano audit congiunti).
I vantaggi di un Sistema di Gestione Qualità
Certificare il Sistema di Gestione Qualità della tua azienda, dopo averlo definito e messo in atto in conformità ai requisiti della norma (UNI ISO 9001:2015), è una decisione volontaria.
Implementare un Sistema di Gestione Qualità coinvolge tutti i processi aziendali interni (eccetto quello amministrativo) e in outsourcing, quindi è bene sollecitare da subito le funzioni responsabili. La Direzione è responsabile della mappatura dei processi aziendali e dell’attuazione del Sistema Gestione Qualità.
I principali vantaggi di un Sistema di Gestione della Qualità sono:
- agevola i processi decisionali;
- una maggiore chiarezza dei ruoli e dei compiti;
- garanzie verso i propri Clienti in termini di rispetto degli impegni assunti;
- garanzia della conformità ai requisiti obbligatori di prodotto;
- riduce i costi dovuti alla minore qualità dovuti alla non conformità del materiale in ingresso, a carenze nel passaggio di informazioni e/o di controlli di processo e finali;
- nella comunicazione verso l’esterno, l’azienda si può presentare come “certificata”.
Sistema di Gestione Qualità: i principali processi
La Direzione definisce periodicamente obiettivi misurabili, da verificare periodicamente per capire se le azioni messe in atto per il loro raggiungimento siano sufficienti o siano necessarie delle modifiche. Responsabilità della Direzione è, anche in questo caso, definire ruoli, responsabilità e destinare risorse alla formazione del personale.
I principali processi aziendali sono:
- Processi relativi al cliente;
- Processo di approvvigionamento;
- Processo di progettazione;
- Processo di produzione ed erogazione di servizi.
Tra i processi di supporto i principali sono:
- Processo di valutazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
- Gestione delle non conformità e dei reclami;
- Gestione delle risorse materiali e umane;
- Gestione della documentazione e delle registrazioni.
Alcune procedure e processi saranno comuni ai sistemi salute e sicurezza e ambiente, tuttavia il sistema gestione qualità è di norma gestito da un referente diverso da quello che si occupa del sistema salute, sicurezza e ambiente.
Certificazione qualità: quali sono i costi
I costi per la certificazione qualità si suddividono in costi di implementazione del sistema e costi di certificazione. I primi sono interni e di consulenza, i secondi variano in base all’organismo di certificazione.
Gli organismi di certificazione tendono a mantenere distinti gli audit salute, sicurezza e ambiente dagli audit qualità. È possibile tuttavia, per le aziende di piccole dimensioni, chiedere che almeno gli audit di sorveglianza siano congiunti al fine di ridurre il numero di giorni di audit/anno e i costi per il personale impegnato.
Quando la certificazione di un sistema di gestione è obbligatoria?
Quando è un requisito contrattuale, oppure nelle gare d’appalto, in cui in alcuni casi la certificazione garantisce un punteggio superiore rispetto a chi non l’ha adottata.
Sistemi di gestione: perché affidarsi a Soluzioni Srl
Ecco quello che possiamo fare per la tua azienda in questo ambito:
Consulenza per lo sviluppo del sistema:
- definizione della politica aziendale
- definizione degli organigrammi e dei mansionari
- procedure di gestione (richieste dalle norme di riferimento)
- supporto nello sviluppo delle procedure operative e degli strumenti di controllo operativo (istruzioni di processo, gestione near miss, gestione dispositivi di protezione, gestione imprese esterne, gestione rifiuti, gestione depuratore, …)
- supporto nella compilazione del registro delle prescrizioni legali applicabili e dello scadenziario
Audit di prima (interni) e seconda (sui fornitori) parte sui requisiti legali (normativi) e di sistema.
Formazione sul sistema di gestione aziendale e di consapevolezza del ruolo.
Assistenza durante la certificazione da parte dell’organismo accreditato scelto dall’azienda.
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